Để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng đầu tiên thật ấn tượng với khách hàng tiềm năng, tin nhắn đầu tiên là cơ hội vàng không thể bỏ qua. Trên website kỹ năng xin việc, bạn có thể tìm thấy những nguyên tắc thiết yếu để gây ấn tượng tốt trong lần đầu nói chuyện với khách hàng qua tin nhắn. Áp dụng những nguyên tắc này sẽ giúp bạn tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ và chuyên nghiệp ngay từ những giây phút đầu tiên.
Xưng hô lịch sự và thân thiện khi nhắn tin
Khi nhắn tin cho khách hàng lần đầu tiên, hãy bắt đầu bằng lời chào hỏi ấm áp và thể hiện sự tôn trọng. Kết hợp với cách xưng hô phù hợp với độ tuổi và giới tính của khách hàng (anh/chị, bạn, quý khách…). Nếu có thể, hãy cá nhân hóa tin nhắn bằng cách sử dụng tên của khách hàng hoặc đề cập đến một thông tin cụ thể mà bạn biết về họ.
Nhắn tin bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
Khi giao tiếp với khách hàng qua tin nhắn lần đầu tiên, bạn cần tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, các từ ngữ teencode, viết tắt hoặc câu cú quá phức tạp. Hãy viết tin nhắn ngắn gọn, xúc tích và dễ đọc. Đảm bảo tin nhắn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với khách hàng.
Nhắn tin bằng ngôn ngữ dễ hiểu giúp khách dễ tiếp nhận thông tin
Chọn thời điểm gửi tin nhắn vào thời điểm thích hợp
Tin nhắn có hay đến đâu, ấn tượng đến đâu mà thời điểm gửi không phù hợp cũng công cốc. Vì vậy, để khách hàng đọc và phản hồi tin nhắn, bạn nên gửi vào thời điểm thích hợp. Thời điểm tốt nhất là trong giờ hành chính hoặc khi bạn biết khách hàng đang rảnh rỗi. Tránh gửi quá sớm hoặc quá muộn.
Giới thiệu bản thân khi nhắn tin cho khách hàng
Khi nhắn tin cho khách hàng, bạn cần nêu rõ họ tên, chức danh của mình và tên công ty bạn đại diện. Điều này giúp khách hàng xác định được bạn là ai và tăng tính chuyên nghiệp.
Bạn có thể sử dụng mẫu câu chào và giới thiệu bản thân thân thiện này khi nhắn tin cho khách hàng: “Xin chào anh/chị [Tên khách hàng], em là [Tên của bạn] từ [Tên công ty].”
Xem thêm: Bật mí 5 điều cấm kị khi giao tiếp với khách hàng cần tránh
Nêu rõ lý do bạn nhắn tin cho khách hàng
Việc nêu rõ lý do liên hệ ngay từ đầu tin nhắn là vô cùng quan trọng. Điều này giúp khách hàng hiểu rõ mục đích của bạn và quyết định có nên tiếp tục cuộc trò chuyện hay không. Thay vì chỉ gửi một tin nhắn chào hỏi chung chung, hãy kết hợp lời chào với lý do liên hệ một cách rõ ràng và ngắn gọn.
Ví dụ 1: Nếu bạn muốn gửi một chương trình ưu đãi cho khách hàng. “Xin chào anh/chị [Tên khách hàng], em là [Tên của bạn] từ [Tên công ty]. Hiện tại [Tên công ty] đang có chương trình ưu đãi 30% cho thành viên cũ khi mua sản phẩm trên 1.000.000VNĐ. Thời gian áp dụng đến hết ngày 31/07/2024 ạ.”
Nêu rõ mục đích nhắn tin cho khách hàng ở tin nhắn đầu tiên
Ví dụ 2: Nếu khách hàng liên hệ với bạn để nhờ tư vấn chọn size áo:
- Khách hàng: “Mẫu này có size L không shop?”
- Sale: “Dạ chào chị, hiện tại mẫu này bên em đang tạm hết size L rồi ạ. Tuy nhiên, bên em đang nhập hàng về và dự kiến khoảng 5 ngày nữa sẽ có hàng. Nếu chị muốn, em có thể giữ lại cho chị một chiếc size L ngay khi hàng về, hoặc chị có thể tham khảo thêm các mẫu áo khác đang có sẵn với size L ạ. Chị chọn phương án nào ạ?“
Trong ví dụ 2, bạn không chỉ đơn thuần trả lời câu hỏi của khách hàng mà còn chủ động đưa ra giải pháp thay thế và khuyến khích khách hàng tiếp tục mua hàng.
Lưu ý: Hãy luôn kết thúc bằng một câu hỏi để khách tiếp tục chia sẻ.
Xem thêm: 7 bước xây dựng kịch bản nói chuyện với khách hàng ấn tượng
Đặt câu hỏi mở để khuyến khích khách phản hồi
Sau khi nói rõ mục đích nhắn tin của mình, bạn nên đặt một câu hỏi mở hoặc đưa ra một thông tin hấp dẫn để kích thích sự tò mò của khách hàng và khuyến khích họ phản hồi.
Ví dụ: “Chào anh/chị! Em là [Tên của bạn] từ [Tên công ty]. Hiện tại bên em đang có chương trình ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng mới sử dụng dịch vụ chatbot của chúng em. Anh/chị đã từng tìm hiểu về giải pháp chatbot để hỗ trợ công việc kinh doanh của mình chưa ạ?”
Tạo sự tò mò hoặc câu hỏi mở để khuyến khích phản hồi tin nhắn
Luôn có lời kêu gọi hành động
Hãy luôn kết thúc tin nhắn bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng, chẳng hạn như yêu cầu khách hàng trả lời tin nhắn, truy cập website hoặc đăng ký nhận ưu đãi. Ví dụ:
- “Cảm ơn anh/chị đã quan tâm và mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị!”
- “Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của chúng em. Nếu cần thêm thông tin, anh/chị vui lòng liên hệ lại nhé!”
Theo dõi và phản hồi nhanh chóng
Nếu khách hàng phản hồi, hãy trả lời họ thật nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điều này cho thấy bạn quan tâm đến họ và sẵn sàng hỗ trợ.
Trên đây là những nguyên tắc cần nắm để trò chuyện với khách hàng lần đầu qua tin nhắn hiệu quả. Hãy áp dụng để tạo ấn tượng tốt và tăng khả năng tương tác thành công.
Xem thêm các bài viết liên quan:
Tổng hợp 30 câu nói bắt chuyện với khách hàng ấn tượng
