Trong môi trường hành chính, kỹ năng giao tiếp là yếu tố quyết định sự vận hành trơn tru của bộ máy nhà nước. Để hiểu rõ hơn về khái niệm, vai trò và những nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp hành chính, Kynangxinviec sẽ trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để thành công hơn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp hành chính
Giao tiếp hành chính là sự tương tác giữa công chức với công dân, tổ chức, doanh nghiệp hoặc các cơ quan nhà nước khác. Với mục đích trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm và hành vi để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước. Vậy nên, kỹ năng giao tiếp hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Định hướng hoạt động: Giao tiếp tốt giúp thống nhất mục tiêu, phương hướng và cách thức hoạt động của các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Từ đó giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, tạo sự đồng lòng và tránh lãng phí nguồn lực.
- Hợp nhất các nguồn lực: Mỗi đơn vị, tổ chức là tập hợp gồm nhiều cá nhân với kiến thức, kỹ năng và quan điểm khác nhau. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả giúp dung hòa các yếu tố khác biệt, tạo sự gắn kết và phát huy sức mạnh tập thể.
- Duy trì giá trị và truyền thống: Mỗi cơ quan, tổ chức đều có những giá trị cốt lõi, văn hóa và truyền thống riêng. Việc giao tiếp giúp duy trì, bồi đắp và lan tỏa những giá trị này, đồng thời định hướng nhận thức và hành vi cho cán bộ, công chức.
- Khuyến khích và động viên: Không chỉ truyền đạt thông tin mà giao tiếp còn là sự quan tâm và động viên, tạo động lực cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Tạo môi trường sáng tạo: Giao tiếp cởi mở và minh bạch khuyến khích đóng góp ý kiến và sáng tạo, góp phần đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Xem thêm: 10 phương pháp dạy kỹ năng giao tiếp cho trẻ mầm non và tiểu học
Nguyên tắc cần nắm khi giao tiếp trong cơ quan
Được xem là một hình thức giao tiếp đặc thù và diễn ra trong hoạt động công vụ, giao tiếp hành chính có nhiều điểm khác biệt so với giao tiếp thông thường. Vì vậy, để giao tiếp hành chính đạt hiệu quả, người cán bộ, công chức cần vận dụng linh hoạt 6 nguyên tắc sau:
Tuân thủ pháp luật
Luôn đặt pháp luật là kim chỉ nam cho mọi hoạt động giao tiếp. Nghiêm túc tuân thủ trình tự, thủ tục, thẩm quyền được quy định trong các văn bản pháp quy.
Khi giao tiếp phải sử dụng ngôn ngữ hành chính – công vụ chính xác, rõ ràng, tránh gây hiểu lầm, tranh chấp.
Chính xác, trung thực, khách quan
Bảo đảm thông tin được truyền đạt phải chính xác, trung thực, đầy đủ, có nguồn gốc rõ ràng, phản ánh đúng bản chất sự việc.
Tránh đưa thông tin sai lệch, thiếu khách quan, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của cơ quan, tổ chức và quyền lợi của các bên liên quan.
Công khai, minh bạch, dân chủ
Thực hiện công khai, minh bạch thông tin trong phạm vi cho phép, tạo điều kiện cho người dân và các tổ chức tiếp cận thông tin, giám sát hoạt động của cơ quan hành chính.
Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người dân và các bên liên quan, tạo điều kiện cho họ tham gia vào quá trình ra quyết định.
Giao tiếp hành chính cần đảm bảo tính công khai và minh bạch
Thận trọng, cân bằng, trách nhiệm
Luôn giữ thái độ bình tĩnh, cẩn trọng, suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi nói và hành động. Cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố, lựa chọn cách diễn đạt phù hợp với từng đối tượng, tình huống cụ thể. Chịu trách nhiệm về lời nói, hành động của mình.
Chuẩn mực đạo đức
Thể hiện tác phong chuyên nghiệp, lịch sự, tôn trọng đối phương. Gần gũi, thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ người dân và đồng nghiệp.
Tuyệt đối tránh thái độ quan liêu, hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà khi trao đổi với người dân.
Hài hòa lợi ích
Giao tiếp hành chính không phải là cuộc đấu tranh, hơn thua mà là quá trình hợp tác, hướng đến mục tiêu chung. Vì vậy, cán bộ công chức cần dung hòa lợi ích của các bên liên quan, tạo dựng mối quan hệ win-win.
Đảm bảo mối quan hệ Win-Win khi giao tiếp hành chính
Kỹ năng giao tiếp hành chính chuẩn mực
Nghệ thuật thấu hiểu trong giao tiếp hành chính
Trong giao tiếp hành chính, kỹ năng nghe đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp chúng ta tiếp nhận thông tin chính xác, thấu hiểu cảm xúc, suy nghĩ của đối phương, từ đó xây dựng mối quan hệ tin cậy, giảm thiểu xung đột và đưa ra quyết định hiệu quả.
Để phát triển tốt kỹ năng lắng nghe tích cực, cán bộ, công chức cần có:
- Thái độ tích cực: Tập trung lắng nghe, thể hiện sự quan tâm, tôn trọng đối phương qua ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể.
- Quan sát ngôn ngữ cơ thể: Chú ý đến điệu bộ, cử chỉ, nét mặt của người nói để hiểu rõ hơn thông điệp họ muốn truyền tải.
- Đặt câu hỏi: Đặt câu hỏi mở để khuyến khích người nói chia sẻ, làm rõ thông tin, đồng thời thể hiện sự quan tâm của người nghe.
- Tránh ngắt lời: Kiên nhẫn lắng nghe cho đến khi người nói kết thúc ý, tránh ngắt lời, chen ngang, thể hiện sự thiếu tôn trọng.
- Tóm tắt và phản hồi: Sau khi nghe xong, tóm tắt lại những ý chính để xác nhận sự hiểu biết của mình, đồng thời đưa ra phản hồi phù hợp, thể hiện sự đồng cảm, chia sẻ.
Xem thêm: Thực trang và PP rèn luyện kỹ năng giao tiếp của sinh viên
Nghệ thuật thuyết phục trong giao tiếp hành chính
Thuyết phục là trình bày thông tin, lý lẽ, dẫn chứng để người khác hiểu và đồng tình, từ đó làm theo hoặc ủng hộ ý kiến của mình. Để thuyết phục hiệu quả, cần lưu ý những điểm sau:
- Xây dựng uy tín: Uy tín của người nói là yếu tố quan trọng, tạo nên sức nặng cho lời nói. Cán bộ, công chức cần trau dồi kiến thức, chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện phẩm chất đạo đức, tác phong chuyên nghiệp để tạo dựng uy tín cá nhân.
- Tìm điểm chung: Khơi gợi những điểm chung, lợi ích chung giữa hai bên, tạo sự đồng thuận và nền tảng cho việc thuyết phục.
- Lập luận logic: Dẫn chứng, lập luận rõ ràng, logic, dễ hiểu, tránh lan man, dài dòng, thiếu thuyết phục.
- Minh họa bằng ví dụ, hình ảnh: Sử dụng ví dụ, câu chuyện, hình ảnh minh họa sinh động, giúp người nghe dễ hình dung, ghi nhớ và tiếp thu thông tin.
- Kết hợp ngôn ngữ cơ thể: Sử dụng ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ phù hợp để tăng sức thuyết phục cho lời nói.
Nghệ thuật thuyết trình trong giao tiếp hành chính
Thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu khi tham gia vào hoạt động trong cơ quan hoặc tổ chức nhà nước. Để thuyết trình một cách có hệ thống và hấp dẫn, người thuyết trình cần lưu ý các tiêu chí sau:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng: Xác định rõ mục tiêu, đối tượng, nội dung bài thuyết trình. Chuẩn bị bài thuyết trình một cách chu đáo, sử dụng hình ảnh, video, slide minh họa trực quan, sinh động.
- Mở đầu ấn tượng: Thu hút sự chú ý của người nghe ngay từ đầu bằng cách kể chuyện, đặt câu hỏi hoặc tạo sự tò mò.
- Trình bày logic, rõ ràng: Trình bày nội dung thuyết trình một cách mạch lạc và logic. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều.
- Kết thúc ấn tượng: Tóm tắt lại những ý chính và nhấn mạnh thông điệp quan trọng. Kết thúc bài thuyết trình bằng lời kêu gọi hành động hoặc đặt câu hỏi để khơi gợi suy ngẫm.
- Tương tác với người nghe: Duy trì giao tiếp bằng ánh mắt, tạo không khí thoải mái và cởi mở khi thuyết trình. Bạn có thể khuyến khích người nghe đặt câu hỏi, trao đổi hoặc thảo luận.
Kỹ năng thuyết trình trong giao tiếp hành chính
Trên đây là những nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hành chính hiệu quả. Mỗi cá nhân và tổ chức hãy nâng cao kỹ năng giao tiếp để góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của sự nghiệp đổi mới đất nước.
Xem thêm các bài viết liên quan:
5 kỹ năng & 14 nguyên tắc giao tiếp khách hàng hiệu quả
