Trong môi trường công sở, bạn cần nắm vững quy tắc ứng xử cơ bản và trau dồi kỹ năng giao tiếp để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người. Nếu không biết cách giao tiếp và ứng xử phù hợp, bạn sẽ tự chuốc lấy rắc rối cho bản thân, công ty và đối tác kinh doanh.
Trong bài viết này, Kynangxinviec.com sẽ chia sẻ đến bạn 16 kỹ năng giao tiếp và ứng xử trong môi trường công sở, giúp bạn tự tin xử lý tất cả các tình huống giao tiếp khi làm việc. Nội dung được dựa trên cuốn sách 58 cách thức giao tiếp công sở của tác giả Yamada Chihoko.
16 kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở
Chăm chút ngoại hình nơi công sở
Trong môi trường công sở, việc chăm chút ngoại hình sao cho phù hợp và không gây khó chịu cho người khác là rất quan trọng. Để tạo ấn tượng tốt, bạn cần lưu ý bốn yếu tố sau:
- Lịch thiệp: Trang phục, kiểu tóc luôn gọn gàng, sạch sẽ và không nhăn nhúm, tạo cảm giác chỉnh chu, thanh lịch. Hãy chú ý đến những chi tiết nhỏ như hơi thở thơm tho, sử dụng nước hoa nhẹ nhàng, trang điểm vừa phải.
- Khéo léo: Thể hiện sự cẩn thận, chu đáo qua từng cử chỉ nhỏ. Ví dụ: chỉnh lại cổ áo, vuốt tóc khi cúi chào, thắt lại dây giày khi di chuyển.
- Thời gian, địa điểm, thời cơ: Tuân thủ quy định về đồng phục nếu có. Nếu được tự do lựa chọn trang phục, hãy chọn những bộ đồ phù hợp với môi trường công sở, đặc biệt là trong thời gian di chuyển đến công ty.
- Sự phù hợp: Chọn trang phục phù hợp với tính chất công việc và vóc dáng của bản thân.
Việc chăm sóc ngoại hình không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng đối phương mà còn giúp nâng cao hình ảnh cá nhân của bạn trong mắt đồng nghiệp và đối tác.
Xem thêm: 5 kỹ năng & 14 nguyên tắc giao tiếp khách hàng hiệu quả
Thể hiện sự tự tin bằng phi ngôn ngữ
Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp, ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận bạn. Những thói quen như khoanh tay trước ngực, vắt chéo chân, ngồi tựa ra sau, vò đầu bứt tai, để hai tay ở hông,… có thể vô tình thể hiện sự thiếu tự tin, không tập trung, không hứng thú hoặc tạo cảm giác nghi ngờ, bất an cho người đối diện.
Để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo ấn tượng tích cực tại nơi làm việc, hãy chú ý và điều chỉnh những hành vi này. Hãy thể hiện sự cởi mở, tập trung và tôn trọng thông qua ngôn ngữ cơ thể phù hợp.
Thể hiện sự tự tin và thân thiện bằng nụ cười
Ứng xử thông minh khi bạn ngủ quên
Nếu lỡ may ngủ quên thì ngay khi tỉnh dậy, bạn hãy gọi điện cho cấp trên, thành thật xin lỗi và báo cáo thời gian dự kiến đến công ty. Nếu đi muộn do các phương tiện giao thông bị trễ, hãy gọi điện thông báo ngay cho công ty.
Lưu ý: Hãy luôn giữ thái độ chân thành, cầu thị khi xin lỗi, tránh viện cớ hay đổ lỗi. Bạn không nên nhờ người khác chuyển lời thay mình, phải chủ động tìm cách khắc phục lỗi lầm và đảm bảo không tái phạm.
Khéo léo khi xin phép nghỉ làm đột xuất
Nếu bạn muốn xin nghỉ làm đột xuất vì bị bệnh, hãy gọi điện trực tiếp cho cấp trên, ít nhất 10 phút trước giờ làm việc. Xin lỗi vì thông báo đột xuất, trình bày tình trạng sức khỏe và xin phép nghỉ làm để đi khám bệnh.
Trước khi đi khám, hãy bàn giao những công việc cần xử lý gấp cho đồng nghiệp.
Thể hiện sự tôn kính trọng với cấp trên, tiền bối
Trong công ty, bạn cần tôn trọng cấp trên, những người đi trước và cả những người ở vị trí thấp hơn mình. Hãy chú tâm tới những ưu điểm của họ chứ không phải khuyết điểm, thừa nhận vị trí của họ trong công ty.
Luôn nói lời “Cảm ơn” tại nơi làm việc
Khi được đồng nghiệp giúp đỡ, hãy thể hiện lòng biết ơn vì các họ đã hướng dẫn mình trong lúc bận rộn. Bạn có thể cúi đầu và nói câu “Cảm ơn”.
Nếu việc đó làm họ tốn nhiều thời gian, hãy mua cho họ một ly nước hoặc cafe vào sáng hôm sau như lời cảm ơn chân thành.
Khiêm nhường khi tiếp nhận lời nhắc nhở
Vì kỳ vọng vào bạn nên mọi người mới nhắc nhở hay khuyên bảo. Vì vậy, hãy tiếp nhận với thái độ khiêm nhường, đừng viện cớ “Nhưng mà…”, “Tại vì…”.
Thành thực thừa nhận sai lầm, kiểm điểm bản thân và tìm cách cải thiện mới chính là bí quyết để bạn phát triển hơn trong sự nghiệp. Từ đó, bạn sẽ nhận được sự yêu quý của đồng nghiệp và cấp trên.
Nên giúp đỡ đồng nghiệp khi họ cần
Ngoài hoàn thành tốt các công việc của bản thân, bạn cũng nên giúp đỡ những người khác khi họ cần. Việc này sẽ giúp bạn nhận lại được tình cảm của
Hãy chú ý quan sát hoạt động của mọi người xung quanh, thường xuyên suy nghĩ xem những việc đó có liên quan tới công việc của mình không.
Thái độ tích cực khi được giao việc
Luôn đáp lại “Vâng” với giọng điệu và nét mặt tươi tắn, thể hiện sự sẵn lòng thực hiện mọi nhiệm vụ, dù là những việc nhỏ nhặt hay không được yêu thích. Hãy tích cực trong công việc, không thể hiện sự chán ghét hay miễn cưỡng, ngay cả khi đó không phải là công việc bạn mong đợi.
Nếu được giao việc, bạn hãy nhìn vào mắt đối phương và gật đầu trả lời “Vâng, em hiểu rồi ạ!”. Sau đó nên lặp lại nội dung công việc vừa được giao để tránh hiểu sai và giúp họ trên an tâm hơn.
Thái độ tích cực khi được giao việc
Dùng từ ngữ chuyên nghiệp nơi công sở
Cách sử dụng từ ngữ đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đối phương. Đừng sử dụng ngôn ngữ của giới trẻ hoặc viết tắt trong môi trường công sở, thay vào đó, hãy sử dụng các từ ngữ thể hiện sự trưởng thành và chuyên nghiệp.
Đừng nói “Em hiểu” khi xác nhận một vấn đề
Khi đối phương giao việc hoặc feedback một vấn đề nào đó, bạn nói “Em hiểu” để thông báo cho đối phương biết mình đã hiểu được sự việc. Tuy nhiên, nó không thể hiện sự tôn trọng dành cho họ.
Khi trả lời cấp trên, tiền bối hoặc khách hàng, bạn cần thể hiện thái độ tôn trọng với đối phương. Bạn có thể nói “Em đã hiểu rồi ạ” hay “Em đã nhận được thông tin rồi ạ”.
Thể hiện thái độ tôn trọng khi giao tiếp với cấp trên
Luôn chào hỏi trong môi trường công sở
Chào hỏi trong môi trường công sở là một yếu tố quan trọng, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Thậm chí, có người còn đánh giá năng lực làm việc của một người qua cách họ chào hỏi. Vậy chào hỏi trong công sở như thế nào cho đúng?
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần cúi đầu là đủ, nhưng thực tế, lời chào cần được thể hiện rõ ràng và nghiêm túc. Chào hỏi là cách để thừa nhận sự tồn tại của đối phương, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí. Một lời chào hoàn chỉnh bao gồm 5 yếu tố:
- Gương mặt: Biểu cảm tươi tắn, thân thiện.
- Nụ cười: Tự nhiên và chân thành.
- Lời chào: Rõ ràng, dứt khoát (“Chào buổi sáng!“, “Xin chào anh/chị!“).
- Cúi chào: Góc cúi phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh.
- Giao tiếp bằng ánh mắt: Nhìn thẳng vào mắt người đối diện một cách tự tin.
Khi kết hợp đủ 5 yếu tố này, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp và chuyên nghiệp ngay từ lần gặp đầu tiên. Hãy nhớ luôn nở nụ cười rạng rỡ, chào hỏi bằng giọng nói to, rõ ràng và cúi chào đúng cách.
Lưu ý: Nếu gặp khách hàng ở cầu thang, bạn hãy nhanh chóng chạy xuống vị trí mà họ đang đứng, dừng lại và chào hỏi. Không nên chào hỏi khi đang đứng ở vị trí cao hơn khách hàng.
Xem thêm: Khái niệm, vai trò và nguyên tắc giao tiếp hành chính
Luôn chào tạm biệt đồng nghiệp và sếp khi tan ca
Trước khi ra về, bạn phải chào sếp và đồng nghiệp một cách từ tốn. Tuyệt đối không được ra về khi không nói với cấp trên tiếng nào dù bận tới đâu đi nữa. Ví dụ: “Em xin phép về trước ạ!”.
Không được chào cộc lốc: “Về đây” hay lược bớt từ xin phép. Thái độ và cử chỉ khi ra về cũng là một yếu tố khiến người khác đánh giá bạn có đáng tin tưởng hay không.
Tạo ấn tượng tốt khi trao danh thiếp
Việc nhận danh thiếp của người khác là thể hiện mong muốn được kết nối với người ta, bạn không nên chỉ nhận danh thiếp bằng hai tay, sau đó cất vào cặp hoặc túi đựng. Nó thể hiện sự thờ ơ, thiếu quan tâm đến thông tin trên danh thiếp.
Khi nhận danh thiếp, bạn nên nhìn vào danh thiếp, đọc thông tin trên đó và hỏi hoặc thể hiện sự khen ngợi với danh thiếp đó. Ví dụ: “Ồ, công ty của anh có logo này ạ? Tôi đã thấy logo này nhiều lần nhưng hôm nay mới biết tên công ty. Anh Hùng là trưởng phòng cơ ạ? Danh thiếp của anh đẹp quá! Bên tôi cũng đang thiết kế danh thiếp, có lẽ sẽ tham khảo mẫu của anh.”
Bằng cách này, bạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt và mở ra cơ hội xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối phương.
Thể hiện sự trân trọng khi trao đổi hồ sơ năng lực
Hồ sơ năng lực là tài liệu chứa đựng thông tin, hình ảnh và công sức mà công ty đã bỏ ra, thể hiện sự chuyên nghiệp và bề dày hoạt động của công ty. Vì vậy, cách trao đổi hồ sơ cũng cần thể hiện sự trân trọng.
Bạn không nên chỉ nhận hồ sơ từ đối tác, sau đó không thèm nhìn vào hồ sơ, thậm chí còn ném phịch lên bàn. Hãy ngồi xuống, thể hiện sự hào hứng, phấn khởi khi xem hồ sơ của đối tác. Trao đổi với đối tác về thông tin trong profile, ví dụ khen ngợi “Chủ tịch bên cậu trẻ thế, trông phong độ đó” để tạo cảm giác tự hào cho đối phương.
Tiễn khách một cách chu đáo và ân cần
Bạn không nên nói “Thôi nhé, thế về nhé”, sau đó để mặc đối tác tự về mà không chào hỏi và tiễn khách ra về. Mà nên chủ động tiễn khách, đứng vẫy tay chào cho đến khi đối tác đi xuống cầu thang máy hoặc khuất bóng mới thôi.
Nguyên tắc cần nhớ, người nào khởi xướng cuộc gặp thì người đó phải là người kết thúc. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo và lịch sự khi tiễn khách ra về.
Giao tiếp trong môi trường công sở là một nghệ thuật đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo và chân thành. Bằng cách áp dụng những kỹ năng trên, bạn không chỉ xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy mà còn tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp, hỗ trợ bạn trên con đường phát triển sự nghiệp.
Hãy luôn nhớ rằng, giao tiếp hiệu quả không chỉ là công cụ để đạt được mục tiêu công việc mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội mới và thành công trong tương lai.
Xem thêm các bài viết liên quan:
