Email là một trong những phương thức giao tiếp phổ biến nhất trong các hoạt động của kinh doanh và học tập. Vậy làm sao để khai thác tối đa sức mạnh của công cụ này? Hãy cùng Kynangxinviec.com khám phá 11 kỹ năng giao tiếp qua Email hiệu quả trong bài viết bên dưới.
Tại sao cần trau dồi kỹ năng giao tiếp bằng email
Email được sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin, tài liệu, ký hợp đồng và giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Nó mang lại vô vàn lợi ích, từ tiết kiệm thời gian, chi phí đến khả năng tiếp cận rộng rãi và lưu trữ thông tin dễ dàng.
Vì vậy, việc phát triển kỹ năng viết email sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, truyền đạt thông tin hiệu quả, thúc đẩy hợp tác, giải quyết vấn đề nhanh chóng, mở rộng mạng lưới quan hệ và nâng cao hiệu suất công việc.
Email được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp kinh doanh
11 kỹ năng cần nằm để viết Email chuyên nghiệp
Nắm rõ ràng mục đích viết Email
Xác định rõ mục đích trước khi viết email giúp bạn truyền tải thông tin hiệu quả và tránh lan man, gây hiểu lầm cho người nhận. Hãy xác định mục đích, người nhận, lý do, thời gian, kế hoạch và các vấn đề liên quan khác.
Đặt tiêu đề email hấp dẫn
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận, hãy nỗ lực tạo ra tiêu đề gây tò mò và thu hút sự quan tâm. Hãy đặt tiêu đề email hấp dẫn, rõ ràng, và phù hợp với nội dung email.
Ví dụ: thay vì đặt tiêu đề “Gửi bạn“, bạn có thể đặt tiêu đề “Hợp tác dự án ABC“, “Yêu cầu hỗ trợ“, “Kết quả cuộc họp“,..
To, CC và BCC đúng và đủ
Email thường có ba chức năng để thêm người nhận: To, CC và BCC. Mỗi chức năng đều có vai trò riêng, hãy sử dụng chúng một cách chính xác để thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email.
- To (Đến): Dùng để gửi email đến những người nhận chính, những người cần phải đọc và hành động dựa trên nội dung email.
- CC (Carbon Copy): Dùng để gửi một bản sao email đến những người cần được thông báo về nội dung email, nhưng không nhất thiết phải hành động.
- BCC (Blind Carbon Copy): Dùng để gửi một bản sao email đến những người cần được thông báo về nội dung email, nhưng không muốn người khác biết về sự hiện diện của họ trong danh sách người nhận.
Xem thêm: 7 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng và đồng nghiệp
Lời chào hỏi Email lịch sự
Cấu trúc một email chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng lời chào hỏi. Hãy lựa chọn lời chào phù hợp với mối quan hệ của bạn và người nhận.
Đối với khách hàng, hãy sử dụng những lời chào trang trọng và lịch sự như “Kính chào anh/chị [Tên người nhận]“, “Thân mến anh/chị [Tên người nhận]“, hoặc “Chào anh/chị [Tên người nhận]“.
Đối với đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng lời chào thân mật hơn như “Chào [Tên người nhận]“, hoặc “Hi [Tên người nhận]“.
Lời chào hỏi qua Email phải lịch sự và chuyên nghiệp
Tự giới thiệu ngắn gọn
Sau lời chào, hãy tự giới thiệu ngắn gọn và súc tích trong đoạn mở đầu Email, nếu người nhận chưa biết bạn. Ví dụ: “Tôi là [Tên của bạn], là [Chức vụ] tại [Công ty].“. Hãy thể hiện rõ ràng tên, vị trí và vai trò của bạn trong email để tạo sự tin tưởng cho người nhận.
Nội dung Email phù hợp với mục đích
Nội dung email cần phù hợp với mục đích gửi để đạt hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Dưới đây là một số hướng dẫn về nội dung email tương ứng với các mục đích phổ biến:
- Email thông báo: Thông tin ngắn gọn, rõ ràng về sự kiện, thay đổi, cập nhật hoặc thông báo quan trọng.
- Email yêu cầu: Mục đích đề nghị người nhận thực hiện một hành động cụ thể. Bạn cần nêu rõ yêu cầu, lý do, thời hạn hoàn thành.
- Email phản hồi: Mục đích là trả lời một email trước đó hoặc cung cấp thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể. Với dạng này, bạn nên trích dẫn email gốc và trả lời từng câu hỏi một.
- Email cảm ơn: Mục đích bày tỏ lòng biết ơn đối với sự giúp đỡ, hỗ trợ hoặc hợp tác của người nhận. Bạn nên viết một cách chân thành, nêu rõ điều được cảm ơn và tác động tích cực.
- Email giới thiệu: Mục đích giới thiệu bản thân hoặc một người khác cho người nhận. Bạn nên giới thiệu thông tin người được giới thiệu, lý do và mong muốn kết nối.
- Email tiếp thị: Mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện. Với Email này, bạn nên sử dụng tiêu đề hấp dẫn, nêu lợi ích, cung cấp thông tin chi tiết và lời kêu gọi hành động.
- Email bản tin: Mục đích cung cấp thông tin cập nhật về công ty, sản phẩm, dịch vụ hoặc ngành nghề. Hãy sử dụng tiêu đề nổi bật, nội dung đa dạng, có hình ảnh/video và kêu gọi hành động.
Nội dung Email phù hợp với mục đích
Ngôn ngữ phù hợp với đối tượng
Tuỳ vào đối tượng nhận email mà bạn sẽ dùng
- Hãy sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, thân thiện, và tạo thiện cảm. Luôn nhấn mạnh vào việc giúp đỡ khách hàng và cung cấp những thông tin hữu ích cho họ. Ví dụ: khi trả lời email của khách hàng, hãy luôn sử dụng những câu chữ như “Tôi rất vui vì được giúp đỡ bạn”, “Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào”, v.v
- Hãy truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Thể hiện sự hợp tác và sự tôn trọng đối với đồng nghiệp. Hãy sử dụng những câu chữ như “Cảm ơn bạn vì sự giúp đỡ”, “Tôi sẽ cố gắng hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất”, v.v.
Phân chia bố cục thư dễ nhìn
Để email dễ tiếp cận, hãy tuân thủ bố cục rõ ràng, dễ nhìn. Dù mục đích khác nhau, nhưng một email chuyên nghiệp thường có cấu trúc chung như sau:
- Tiêu đề (Subject): Ngắn gọn, rõ ràng và nêu bật nội dung chính của email.
- Lời chào (Salutation): Lời chào lịch sự và phù hợp với mối quan hệ với người nhận.
- Mở đầu (Opening): Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và mục đích của email.
- Nội dung chính (Body): Trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc và logic
- Kết luận (Closing): Tóm tắt lại nội dung chính và nêu rõ hành động tiếp theo (nếu có)
- Lời cảm ơn (Thank you): Bày tỏ lòng biết ơn đối với người nhận.
- Lời chào tạm biệt (Closing salutation): Chào tạm biệt một cách lịch sự.
- Chữ ký (Signature): Bao gồm tên, chức danh, thông tin liên hệ (số điện thoại, email, địa chỉ website).
Ngoài ra, bạn nên sử dụng phông chữ dễ đọc, cỡ chữ vừa phải và khoảng cách dòng hợp lý. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc kiểu chữ khác nhau. Kiểm tra lại ngữ pháp và lỗi chính tả trước khi gửi.
Xem thêm: Phương pháp phát triển kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả
Đính kèm file chuyên nghiệp
Đính kèm file trong email là cách phổ biến để chia sẻ tài liệu, hình ảnh hoặc các tệp tin khác. Tuy nhiên, khi đính kèm file vào mail bạn nên sử dụng file đuôi PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG để người đọc dễ mở tập tin, đặt tên file rõ ràng.
Ngoài ra, bạn cũng nên thông báo và mô tả ngắn gọn về tập tin mà bạn đính kèm trong Email. Ví dụ: “Em gửi kèm báo cáo kết quả kinh doanh quý 2 để anh/chị xem xét.”
Lời cuối thư chân thành
Lời cuối thư chân thành là một phần quan trọng để kết thúc email một cách lịch sự, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt đẹp. Có thể sử dụng các cụm từ như “Trân trọng“, “Thân ái“, “Chúc một ngày tốt lành” hoặc kết hợp với lời cảm ơn và mong muốn nhận hồi âm.
Hoàn thiện Profile, dòng trạng thái và chữ ký
Hoàn thiện Profile, dòng trạng thái (status line) và chữ ký trong email là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ của bạn một cách rõ ràng.
- Hồ sơ: Ảnh chuyên nghiệp, tên đầy đủ, chức danh rõ ràng.
- Dòng trạng thái: Ngắn gọn, chuyên nghiệp, thông điệp tích cực hoặc thông tin liên hệ.
- Chữ ký: Tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email, website (nếu có).
Một số lưu ý khi giao tiếp qua Email
- Viết câu chủ động, đơn giản, dễ hiểu: Tránh câu dài, phức tạp. Diễn đạt ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
- Luận điểm quan trọng lên đầu: Tô đậm, in nghiêng, hoặc dùng color code để nhấn mạnh ý chính. Sắp xếp ý theo thứ tự ưu tiên.
- Dẫn chứng cụ thể cho mọi ý: Sử dụng screenshot, số liệu, ví dụ, link để hỗ trợ luận điểm. Tạo hiệu ứng so sánh before/after, đồ thị tăng trưởng để minh họa rõ ràng.
- Hiểu đúng ý người gửi: Diễn giải lại ý của người gửi theo cách hiểu của bạn và hỏi họ xem đúng không.
- Đoán trước thắc mắc: Giải đáp các vướng mắc tiềm ẩn trong email để tránh hỏi lại.
- Kiểm tra ngữ pháp và chính tả: Luôn kiểm tra kỹ ngữ pháp và chính tả để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
- Thái độ tôn trọng: Thể hiện sự thân thiện, tình cảm, tránh văn phong ra lệnh hay lạnh lùng. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù có thể bạn đang rất bực mình.
- Đặt deadline nếu cần thiết: Đừng ngại đặt deadline trong email, kể cả khi gửi cho sếp. Deadline tạo cảm giác cấp bách, giúp công việc của bạn được ưu tiên và hoàn thành đúng tiến độ.
- Bình tĩnh và tôn trọng khi nhận phản hồi tiêu cực: Hãy cố gắng hiểu rõ lý do khiến họ bực mình và tìm cách giải quyết vấn đề một cách nhân văn và hiệu quả. Hãy tránh tranh cãi và luôn thể hiện sự tôn trọng trong việc giao tiếp.
Kết luận
Nắm vững các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp qua email không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Hãy luyện tập và áp dụng thường xuyên để nâng cao kỹ năng giao tiếp qua email của bạn.
Xem thêm các bài viết liên quan:
3 kỹ năng giao tiếp sư phạm và cách rèn luyện hiệu quả
