Dù bạn là ai, làm nghề gì thì việc nắm vững kỹ năng giao tiếp ứng xử là điều rất cần thiết. Nó giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, xây dựng mối quan hệ vững chắc và đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. Vậy làm sao để ứng xử khôn khéo trong giao tiếp? Hãy cùng website kỹ năng xin việc khám phá 5 kỹ năng và 10 phương pháp rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả trong bài viết bên dưới.
Kỹ năng ứng xử trong giao tiếp là gì? Tại sao nó quan trọng?
Ứng xử trong giao tiếp là cách chúng ta cư xử và thể hiện mình trong quá trình trao đổi thông tin với người khác. Nó bao gồm cả ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, cách nói chuyện, cách phản hồi và thái độ của chúng ta.
Kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt giúp cho việc truyền đạt thông điệp hiệu quả, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo ảnh hưởng tích cực đến người đối diện. Ngoài ra, nó còn giúp giải quyết các mâu thuẫn và xung đột và nâng cao hiệu quả trong cuộc sống và công việc.
5 kỹ năng ứng xử cần nắm để giao tiếp hiệu quả
Ứng xử trong giao tiếp là một bộ môn nghệ thuật, và để trở thành một nghệ sĩ giao tiếp tài ba, bạn cần nắm vững những kỹ năng cơ bản dưới đây:
Tôn trọng người đối diện
Tôn trọng người đối diện thể hiện qua sự tập trung lắng nghe, sự đồng cảm và cách xưng hô và ngôn ngữ phù hợp.
- Tập trung hoàn toàn vào buổi trò chuyện: Khi người khác nói, hãy dành toàn bộ sự chú ý cho họ. Đừng để điện thoại, công việc hay suy nghĩ riêng làm phân tâm bạn. Hãy nhìn vào mắt họ, gật đầu hoặc đưa ra những phản hồi ngắn để thể hiện bạn đang lắng nghe.
- Không thuyết giáo hay áp đặt: Mỗi người có quan điểm và trải nghiệm riêng. Hãy tôn trọng sự khác biệt đó và tránh áp đặt suy nghĩ của mình lên người khác. Thay vào đó, hãy mở lòng lắng nghe và học hỏi từ họ.
- Không đánh đồng hay so sánh người khác: Mỗi người là một cá thể độc lập với những đặc điểm, tính cách và giá trị riêng. Đừng vội đánh giá hay so sánh họ với người khác. Ví dụ khi bạn mình nói bị mất 10 triệu, bạn nên dùng những câu nói cảm thông thay vì nói “Buồn gì, người khác còn mất cả tỷ mà không tiếc”.
- Xưng hô tôn trọng và phù hợp: Cách xưng hô thể hiện sự tôn trọng và hiểu biết về mối quan hệ giữa hai người. Hãy lựa chọn cách xưng hô phù hợp với độ tuổi, địa vị xã hội, văn hóa và mức độ thân thiết. Ví dụ, với người lớn tuổi hoặc có địa vị cao hơn, nên dùng kính ngữ.
Cúi đầu khi chào hỏi với cấp trên hoặc người lớn tuổi
Lắng nghe và thấu hiểu
- Lắng nghe tích cực: Không chỉ nghe bằng tai mà còn bằng cả trái tim. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và cảm xúc của người nói. Đặt câu hỏi mở để khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn và thể hiện sự quan tâm của bạn.
- Đồng cảm: Cố gắng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được cảm xúc và suy nghĩ của họ. Điều này giúp bạn phản ứng một cách chân thành và thấu hiểu hơn.
- Không ngắt lời: Hãy kiên nhẫn chờ đợi đến lượt mình nói. Việc ngắt lời thể hiện sự thiếu tôn trọng và có thể làm gián đoạn mạch suy nghĩ của người khác.
Xem thêm: Bật mí 6 kỹ năng giao tiếp trong du lịch cho hướng dẫn viên
Sử dụng ngôn ngữ tích cực
- Nội dung ngắn gọn, rõ ràng: Diễn đạt ý kiến một cách ngắn gọn, dễ hiểu và tránh lan man. Sử dụng từ ngữ chính xác, tránh những từ ngữ mơ hồ hoặc có nhiều nghĩa.
- Tránh sử dụng lời nói tiêu cực: Lời nói có sức mạnh rất lớn. Hãy sử dụng ngôn từ tích cực, tránh những lời chỉ trích, xúc phạm hay gây tổn thương. Thay vào đó, hãy tập trung vào những điểm mạnh và khích lệ người khác.
- Không chê bài hay mỉa mai: Lời nói mỉa mai thường mang hàm ý tiêu cực và dễ gây hiểu lầm. Hãy nói thẳng thắn và chân thành để tránh những xung đột không đáng có.
- Tránh nói những chủ đề nhạy cảm: Tôn trọng sự riêng tư của người khác và tránh đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như tôn giáo, chính trị, ngoại hình hay đời sống cá nhân.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
- Giao tiếp bằng mắt: Duy trì ánh mắt tự nhiên và thân thiện khi nói chuyện. Điều này thể hiện sự tự tin, chân thành và tôn trọng người đối diện.
- Ngôn ngữ cơ thể: Cử chỉ, điệu bộ, nét mặt và tư thế của bạn cũng truyền tải thông điệp mạnh mẽ. Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách phù hợp để hỗ trợ lời nói và thể hiện sự cởi mở, thân thiện.
- Khoảng cách vừa phải: Khoảng cách giữa hai người khi giao tiếp phụ thuộc vào mối quan hệ và văn hóa. Hãy giữ khoảng cách vừa phải để tạo cảm giác thoải mái và tôn trọng không gian cá nhân của người khác.
- Tông giọng và cảm xúc: Điều chỉnh tông giọng, tốc độ nói và biểu cảm khuôn mặt phù hợp với nội dung và ngữ cảnh giao tiếp. Tránh nói quá to, quá nhanh hoặc quá chậm. Thể hiện cảm xúc một cách chân thành và phù hợp.
Bắt tay thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp
Thái độ cầu thị
- Không biết thì nói không biết: Thành thật là một đức tính đáng quý. Nếu bạn không biết điều gì, hãy thẳng thắn thừa nhận và tìm hiểu thêm. Đừng cố gắng che giấu sự thiếu hiểu biết của mình.
- Sẵn sàng nhận góp ý: Hãy lắng nghe những lời góp ý một cách chân thành và cởi mở. Xem đó là cơ hội để học hỏi và hoàn thiện bản thân. Đừng tự ái hay phản ứng tiêu cực trước những lời phê bình.
Xem thêm: TOP 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ai cũng nên biết
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử cần thời gian và sự kiên trì. Nếu bạn áp dụng kiên trì những phương pháp dưới đây, bạn sẽ thấy sự thay đổi tích cực trong cách bạn tương tác và xây dựng mối quan hệ với mọi người xung quanh:
- Luyện tập lắng nghe tích cực: Trước khi biết nói thì con người đã biết lắng nghe, vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực. Hãy tập trung sự chú ý vào người nói, không chỉ là lời nói mà là cử chỉ, nét mặt, biểu cảm,…
- Luyện tập đặt câu hỏi mở: Hãy thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu, không nên áp đặt suy nghĩ của mình vào đối phương. Bạn có thể dựa vào những thông tin mà họ cung cấp và đặt ra những câu hỏi mở để kích thích họ chia sẻ.
- Tham gia các câu lạc bộ, nhóm có chung sở thích: Đây là cơ hội để bạn gặp gỡ và giao tiếp với nhiều người khác nhau. Vì cùng chung sở thích nên việc giao tiếp ứng xử sẽ tốt hơn.
- Cải thiện vốn từ vựng của bản thân: Để có thể giao tiếp ứng xử hiệu quả, bạn cần có vốn từ ngữ phong phú. Bạn có thể mở rộng vốn từ vựng bằng việc đọc sách báo, ứng dụng từ vựng, sử dụng từ điển hoặc học từ vựng theo chủ đề.
- Điều chỉnh giọng điệu và cảm xúc khi nói: Sử dụng giọng điệu phù hợp với nội dung và cảm xúc bạn muốn truyền tải. Tránh nói quá to, quá nhỏ hoặc quá nhanh. Thực hành nói trước gương hoặc ghi âm lại giọng nói của mình để nhận biết và sửa chữa những lỗi sai.
- Phát triển trí thông minh cảm xúc: Học cách nhận biết và hiểu rõ cảm xúc của người khác. Tìm cách kiểm soát những cảm xúc tiêu cực như tức giận, buồn bã của bản thân.
- Luôn đặt mình vào đối phương trước khi nói: Đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu được cảm xúc và suy nghĩ của họ. Hãy dùng sự chân thành để giao tiếp với mọi người.
- Rèn luyện kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ: Cách ứng xử thân thiện khi giao tiếp bằng ánh mắt thân thiện, nụ cười chân thành luôn là điểm cộng. Khi giao tiếp hãy luôn nhớ cử chỉ tay chân, khuôn mặt và khoảng cách giữa bạn và đối phương.
- Học hỏi từ các nguồn tài liệu: Hãy đọc những cuốn sách, bài viết, video, podcast hữu ích về kỹ năng ứng xử và giao tiếp. Hãy tìm đọc và áp dụng những kiến thức này vào thực tế. Nếu có điều kiện, bạn có thể tham gia các khóa học về giao tiếp để được hướng dẫn và thực hành một cách bài bản.
Giao tiếp ứng xử là một hành trình không ngừng học hỏi và hoàn thiện. Bằng cách áp dụng những kỹ năng và phương pháp rèn luyện trên, bạn sẽ có thể xây dựng những mối quan hệ ý nghĩa, đạt được thành công trong công việc và cuộc sống.
Xem thêm các bài viết liên quan:
Rèn luyện 5 kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm hiệu quả
