Bạn muốn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên để thăng tiến nhanh chóng và nhận được sự hỗ trợ trong công việc. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa giúp bạn thành công. Hãy cùng kynangxinviec khám phá 8 nguyên tắc và 7 kỹ năng giao tiếp với cấp trên một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với cấp trên
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong sự nghiệp của bạn. Nếu bạn không thể giao tiếp và ứng xử với cấp trên một cách khéo léo và thông minh, thì dù tài năng đến đâu, bạn cũng sẽ không được sếp đánh giá cao và bỏ lỡ cơ hội thăng tiến và phát triển.
Việc giao tiếp tốt với cấp trên không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng, thiện cảm và môi trường làm việc thoải mái, mà còn:
- Thăng tiến nhanh: Khi cấp trên hiểu rõ năng lực, ý tưởng và nỗ lực của bạn, họ sẽ dễ dàng nhận thấy giá trị của bạn và tạo điều kiện cho bạn thăng tiến trong sự nghiệp.
- Nhận được hỗ trợ: Mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên mang lại sự tin tưởng, từ đó giúp bạn nhận được sự hỗ trợ trong công việc một cách dễ dàng hơn.
Giao tiếp với cấp trên hiệu quả giúp bạn dễ dàng thăng tiến trong sự nghiệp
Những nguyên tắc vàng cần nắm khi giao tiếp với cấp trên
Tôn trọng nhưng không nịnh hót sếp
Bạn không nên nịnh hót cấp trên vì muốn được giữ chân trong công ty hoặc thăng tiến trong công việc. Cấp trên đủ thông minh để nhận ra đâu là lời thật lòng, đâu là nịnh hót. Vì vậy, chính sự chân thành sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt họ.
Hãy trò chuyện bằng sự chân thành, tôn trọng và cởi mở với cấp trên. Nó gồm việc biết ơn, sẵn sàng hợp tác, giữ thái độ tích cực khi giao tiếp và hướng tới giải pháp thay vì phàn nàn.
Xem thêm: 5 kỹ năng giao tiếp ứng xử cần thiết và cách rèn luyện
Giao tiếp với sếp bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp khi giao tiếp với sếp không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự, dùng đại từ nhân xưng phù hợp với văn hóa công ty và mối quan hệ với sếp.
Tránh sử dụng từ ngữ suồng sã, teencode hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp khi giao tiếp với sếp. Điều này khiến bạn mất điểm về sự chuyên nghiệp và ảnh hưởng đến uy tín của bạn trong mắt sếp.
Lựa chọn hình thức giao tiếp phù hợp
Để giao tiếp hiệu quả với cấp trên, việc lựa chọn phương thức phù hợp với mục đích trao đổi là rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, mối quan hệ với cấp trên và hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
- Giao tiếp trực tiếp: Thích hợp cho các vấn đề phức tạp, cần thảo luận chi tiết, cần sự phản hồi ngay lập tức hoặc cần xây dựng mối quan hệ.
- Gửi Email: Phù hợp để truyền đạt thông tin cần lưu trữ, báo cáo công việc hoặc các vấn đề không cần giải quyết gấp.
- Tin nhắn hoặc gọi điện: Dùng cho những thông tin ngắn gọn, nhanh chóng hoặc các trường hợp khẩn cấp.
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi trao đổi với cấp trên
Bạn nên chuẩn bị tinh thần và thông tin thật kỹ lưỡng trước khi trao đổi với cấp trên, điều này sẽ giúp bạn chủ động và tự tin hơn. Cũng như tiết kiệm thời gian cho cả hai bên và giúp sếp đánh giá cao sự chuẩn bị của bạn.
Nghiên cứu kỹ lưỡng về vấn đề và list ra những gì bạn sẽ trình bày trong buổi họp. Sau đó tóm tắt ý chính trong 1 vài slide PowerPoint để sếp có thể nắm bắt thông điệp rõ ràng trong 5 giây.
Cuối cùng, hãy tự tin chia sẻ, đừng sợ sếp đánh giá và đừng nghĩ rằng bạn biết ít hơn cấp trên. Nếu không tự tin, bạn hãy luyện tập trước gương để quen với việc nói ra những ý kiến của mình.
Tập trung lắng nghe những gì lãnh đạo nói
Lắng nghe tích cực thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cấp trên và giúp bạn hiểu hơn về họ. Hãy thể hiện sự đồng tình và cảm động khi lắng nghe sếp chia sẻ. Tránh ngắt cắt ngang hoặc ngắt lời họ.
Nếu có những ý nào bạn chưa hiểu, hãy đề nghị họ giải thích thêm hoặc đặt câu hỏi liên quan. Đảm bảo bạn luôn ghi chép và hiểu đúng mọi thông tin sếp truyền đạt. Nhắc lại những ý họ nói sau khi kết thúc cuộc trò chuyện.
Việc tập trung lắng nghe giúp bạn hiểu rõ yêu cầu của cấp trên
Chú ý ngôn ngữ cơ thể khi trò chuyện với cấp trên
Ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu, ánh mắt và khoảng cách đều góp phần tạo nên ấn tượng tốt với cấp trên. Bạn nên luôn giữ dáng đứng thẳng tắp, ánh mắt tập trung, giọng điệu rõ ràng và giữ khoảng cách thích hợp khi giao tiếp.
Bạn có thể mỉm cười khi trò chuyện với sếp, đây là một chiến lược tốt để tạo sự tự tin và tích cực trong giao tiếp. Tuy nhiên, hãy cười đúng lúc và đừng cười quá lố.
Xem thêm: TOP 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ai cũng nên biết
Không tỏ thái độ khi nhận lời chỉ trích từ sếp
Nếu bị chỉ sếp trích trực tiếp, đừng lâm vào thế phòng thủ, hãy bình tĩnh lắng nghe. Việc thể hiện cảm xúc thái quá như tranh chấp, bốc đồng, giận dữ,… sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của bạn trong mắt cấp trên.
Hãy đợi sếp nói xong, nhận trách nhiệm liên quan đến phần việc của mình và bắt đầu nghĩ đến giải pháp. Bạn có thể nói: “Vâng, tôi chỉ có ý nghĩ tránh cho khách hàng khỏi có ý tưởng sai hướng, nhưng tôi có thể thấy là tôi đã không thực hiện được như mình mong muốn. Chúng ta có thể hội ý đưa ra các giải pháp khả thi hay không?“.
Hãy thể hiện bạn luôn sẵn sàng hợp tác để tìm cách giải quyết vấn đề, đừng khẳng định với sếp rằng bạn không thể làm được. Hãy nói ra những gì bạn có thể làm và nhờ sếp giúp đỡ những phần bạn không làm được.
Khéo léo và tinh tế khi đưa ra ý kiến cho sếp
Đưa ra ý kiến hoặc nhận xét với cấp trên đòi hỏi sự khéo léo và tinh tế. Bạn nên tìm thời điểm thích hợp để trao đổi với cấp trên như trong bữa tiệc hoặc lúc họ cảm thấy thoải mái.
Thay vì nói thẳng bạn có vấn đề cần bàn bạc, hãy đề nghị với cấp trên rằng bạn muốn thảo luận về một vấn đề cụ thể. Nếu cần phản ánh về cách quản lý, hãy sử dụng ngôn ngữ trung tính, tập trung vào trách nhiệm của mỗi người và hướng đến việc tìm giải pháp thay vì chỉ trích.
Ví dụ: “Em thấy quy trình làm việc bằng điện thoại hiện tại có vẻ chưa hiệu quả lắm. Em có một số ý kiến để cải thiện hiệu suất, không biết mình có thể sắp xếp thời gian trao đổi về vấn đề này không ạ?”
Kỹ năng giao tiếp khéo léo với từng kiểu cấp trên
Kỹ năng giao tiếp khéo léo với từng kiểu cấp trên
Trong môi trường làm việc công sở, bạn sẽ gặp sếp có một tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Hãy tìm hiểu và điều chỉnh cách ứng xử phù hợp với từng người.
- Nếu sếp thường xuyên giao việc riêng, việc ngoài giờ hoặc không hỗ trợ khi bạn gặp khó khăn. Bạn nêu rõ lý do bạn không thể thực hiện yêu cầu (bận việc, có hẹn,…) và đề xuất giải pháp thay thế nếu có thể.
- Đối với sếp thường xuyên buồn bã, dễ xúc động vì áp lực công việc hoặc vấn đề cá nhân. Bạn hãy thể hiện sự đồng cảm, lắng nghe sếp tâm sự và chia sẻ những góc nhìn của mình.
- Nếu sếp thường xuyên ra lệnh, áp đặt ý kiến và không lắng nghe ý kiến của nhân viên. Đừng phản ứng gay gắt, hãy bình tĩnh lắng nghe và phân tích ý kiến của sếp. Sau đó trình bày quan điểm của mình một cách logic và thuyết phục.
- Khi sếp có những hành vi, lời nói không đúng mực, quấy rối tình dục. Hãy nêu rõ quan điểm của bạn và từ chối một cách dứt khoát và lịch sự. Hạn chế tối đa việc ở riêng với sếp ở không gian hẹp hoặc ngoài giờ làm.
- Nếu sếp thường xuyên thay đổi ý kiến, yêu cầu và khiến bạn khó khăn trong việc hoàn thành công việc. Thì trước khi bắt tay vào làm, bạn cần xác nhận lại yêu cầu của sếp để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của sếp. Bạn cũng nên ghi chép lại tất cả yêu cầu và thay đổi của sếp để làm bằng chứng và tránh hiểu lầm.
- Khi gặp sếp thường xuyên nghi ngờ năng lực, sự trung thực của nhân viên. Bạn hãy chủ động báo cáo tiến độ công việc, kết quả đạt được và các vấn đề phát sinh.
- Đối với sếp dễ nổi nóng và mất bình tĩnh khi gặp vấn đề. Bạn cần tránh phản ứng lại khi sếp đang nóng giận. Hãy đợi sếp đã nguôi giận, rồi tìm cách giải thích hoặc đề xuất giải pháp.
Giao tiếp hiệu quả với cấp trên là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và nhận được sự hỗ trợ từ lãnh đạo. Hãy nắm vững những kỹ năng giao tiếp hiệu quả và áp dụng những mẹo ứng xử thông minh để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên.
Xem thêm các bài viết liên quan:
7 kỹ năng giao tiếp với phụ huynh của giáo viên mầm non
