Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Những mẫu sơ đồ tư duy là công cụ trực quan giúp người học hệ thống hóa và áp dụng kiến thức giao tiếp vào thực tế. Bài viết này kynangxinviec sẽ giới thiệu 3 mẫu sơ đồ tư duy về kỹ năng giao tiếp, giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân.
Sơ đồ tư duy tổng quan về kỹ năng giao tiếp
Mẫu sơ đồ này bao quát toàn bộ các yếu tố quan trọng của giao tiếp bao gồm loại hình và kiểu giao tiếp. Sơ đồ tư duy kỹ năng giao tiếp này giúp người học có cái nhìn tổng thể về các kỹ năng cần thiết và mối liên hệ giữa chúng.
Sơ đồ tư duy tổng quan về kỹ năng giao tiếp
Loại hình giao tiếp
- Lắng nghe: Được định nghĩa là việc người nhận phản hồi liên tục khi nghe, chẳng hạn như gật đầu, nhắc lại hoặc diễn đạt lại. Việc lắng nghe tích cực đảm bảo rằng không có hiểu lầm.
- Lời nói: Được chia thành ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Ngôn ngữ là các hình thức giao tiếp bằng lời nói, trong khi phi ngôn ngữ là các hành động liên quan đến cử chỉ, biểu cảm, tư thế,…
- Viết: Bao gồm email, bản ghi nhớ, tài liệu và báo cáo. Nó trái ngược với truyền miệng, bao gồm các cuộc thảo luận, ý kiến và đánh giá.
Kiểu giao tiếp
- Nội bộ và Bên ngoài: Giao tiếp nội bộ xảy ra trong nhóm dự án, trong khi giao tiếp bên ngoài xảy ra với khách hàng, các dự án khác và nhà cung cấp.
- Trang trọng và Không trang trọng: Giao tiếp trang trọng bao gồm các báo cáo, bản ghi nhớ, cuộc họp giao ban và cuộc họp. Giao tiếp không trang trọng bao gồm email, thảo luận ad-hoc và nói chuyện bên tách cà phê hoặc bữa trưa.
- Chính thức và Không chính thức: Giao tiếp chính thức bao gồm các bản tin, mạng nội bộ, báo cáo thường niên và cuộc họp toàn công ty. Giao tiếp không chính thức bao gồm các giao tiếp ngoài hồ sơ.
- Dọc và Ngang: Giao tiếp dọc diễn ra dọc theo hệ thống cấp bậc của tổ chức, bao gồm cả lên và xuống. Giao tiếp ngang diễn ra giữa các đồng nghiệp, cả trong và ngoài nhóm dự án.
Xem thêm: 7 kỹ năng giao tiếp với phụ huynh của giáo viên mầm non
Sơ đồ các hình thức giao tiếp
Sơ đồ các hình thức giao tiếp
Sơ đồ này minh hoạ các hình thức giao tiếp, được chia thành ba loại chính:
Phi ngôn ngữ (Non-verbal)
Phi ngôn ngữ là hình thức giao tiếp không dùng lời nói mà thông qua các :
- Biểu cảm khuôn mặt (Facial expressions): Khuôn mặt được xem là công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ mạnh mẽ nhất. Các biểu cảm như cười, khóc, buồn, tức giận, hay cau mày đều có thể truyền tải thông tin về cảm xúc và suy nghĩ của một người.
- Cử chỉ (Gestures): Những cử chỉ tay, chân, đầu và các bộ phận khác của cơ thể cũng có thể truyền tải thông điệp. Ví dụ, vẫy tay chào, chỉ tay, hoặc gật đầu đều mang ý nghĩa riêng.
- Tư thế (Postures): Cách đứng, ngồi hoặc di chuyển của một người cũng có thể tiết lộ về thái độ và tâm trạng của họ. Ví dụ, đứng thẳng lưng thể hiện sự tự tin, trong khi khoanh tay có thể biểu thị sự phòng thủ.
- Ngôn ngữ ký hiệu (Sign language): Việc kết hợp cử chỉ tay, biểu cảm khuôn mặt và tư thế cơ thể để truyền đạt mong muốn của một người khi giao tiếp.
- Chạm (Touch): Chạm thể hiện tình cảm, sự an ủi, hoặc sự đe dọa. Ví dụ, một cái ôm có thể thể hiện sự yêu thương, trong khi một cái đẩy có thể biểu thị sự tức giận.
Lời nói (Verbal)
Hình thức giao tiếp bằng lời nói khi trò chuyện với người khác. Bao gồm:
- Trang trọng (Formal): Được sử dụng trong các cuộc họp được lên lịch trước qua các nền tảng trực tuyến như Skype, Zoom, Google Meet, Webex. Hoặc giao tiếp với cấp trên, khách hàng, người có địa vị.
- Không trang trọng (Informal): Áp dụng khi trò chuyện hay tán gẫu với bạn bè, người thân và đồng nghiệp.
Viết (Written)
Hình thức giao tiếp thông qua chữ viết, bao gồm:
- Email: Là một cách tiện lợi để gửi thông tin, tài liệu và trao đổi ý kiến với người khác. Thường dùng trong công việc và học tập
- Bản ghi nhớ (Memo): Là một loại văn bản ngắn gọn, thường được sử dụng trong nội bộ công ty để thông báo, nhắc nhở, hoặc đưa ra hướng dẫn.
- Báo cáo (Report): Là một tài liệu chi tiết, thường được sử dụng để trình bày thông tin, phân tích dữ liệu, hoặc đưa ra đề xuất.
- Bài đăng trên Facebook (Facebook post): Chia sẻ thông tin, hình ảnh, video lên trang cá nhân.
- Tweet: Là một đoạn văn bản ngắn tối đa 280 ký tự được đăng trên Twitter.
- Blog: Một bài viết, hình ảnh và video về một chủ đề nào đó được đăng lên blog cá nhân.
Thị giác (Visual)
- Tivi (Television)
Sơ đồ thể hiện sự đa dạng của các hình thức giao tiếp, từ phi ngôn ngữ, lời nói, chữ viết đến hình ảnh và tiếp xúc, đồng thời phân loại chúng dựa theo tính chất trang trọng hay không trang trọng.
Sơ đồ kỹ năng giao tiếp nhóm
Sơ đồ kỹ năng giao tiếp nhóm
Sơ đồ minh họa kỹ năng giao tiếp nhóm (Team Communication). Nó giải thích tầm quan trọng của giao tiếp nhóm, các loại hình giao tiếp, chiến lược giao tiếp hiệu quả, và lợi ích của giao tiếp tốt. Nó được chia thành 4 phần chính:
Kênh giao tiếp (Channels of Communication)
Kênh giao tiếp bao gồm các công cụ và phương thức giao tiếp thường được sử dụng trong nhóm:
- Email: Cách phổ biến để trao đổi thông tin, tài liệu, và thảo luận công việc.
- Cuộc gọi điện thoại (Phone calls): Thích hợp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, giải đáp thắc mắc, và thảo luận các vấn đề cần phản hồi ngay lập tức.
- Tin nhắn tức thời (Instant messaging): Thích hợp cho các thông tin cần trao đổi nhanh chóng. Tiện lợi giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi cần phản hồi nhanh hoặc trao đổi thông tin ngắn gọn.
- Cuộc gọi video (Video calls): Tạo cảm giác gần gũi như giao tiếp trực tiếp. Tăng cường sự kết nối và hiểu rõ rõ thông tin mà đối phương chia sẻ.
- Họp trực tiếp (Face-to-face meetings): Được sử dụng cho những cuộc thảo luận quan trọng, đưa ra quyết định, và xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
- Công cụ quản lý dự án (Project management tools): Giúp các thành viên trong nhóm cộng tác, theo dõi tiến độ công việc, và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.
Loại hình giao tiếp (Types of Communication)
Trong giao tiếp nhóm, thường sử dụng các hình thức và cách thức truyền tải thông tin như sau:
- Trang trọng (Formal): Là cách thức giao tiếp theo nghi thức, quy tắc nhất định. Sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ trang trọng và lịch sự.
- Không trang trọng (Informal): Là cách thức giao tiếp thoải mái, ít ràng buộc. Có thể sử dụng các từ ngữ thông thường và vui tươi để tạo cảm giác thoải mái.
- Lời nói (Verbal): Hình thức giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, lời nói.
- Phi ngôn ngữ (Non-verbal): Là hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể như biểu cảm, cử chỉ hoặc tư thế.
- Chữ viết (Written): Là hình thức giao tiếp thông qua văn bản như email, báo cáo, tin nhắn,…
Xem thêm: 8 cuốn sách hay về giao tiếp giúp nâng cấp bản thân mỗi ngày
Chiến lược giao tiếp (Communication Strategies)
Để các thành viên trong một nhóm có thể trao đổi với nhau hiệu quả, cần áp dụng các kỹ năng và phương pháp sau:
- Lắng nghe tích cực (Active listening): Tập trung, thấu hiểu và phản hồi ý kiến của người nói.
- Thông điệp rõ ràng, súc tích (Clear and concise messaging): Truyền đạt thông tin ngắn gọn, dễ hiểu.
- Tránh dùng biệt ngữ, từ viết tắt (Avoiding jargon and acronyms): Sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ tiếp cận.
- Cởi mở (Open-mindedness): Sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu ý kiến khác biệt.
- Đồng cảm (Empathy): Thấu hiểu và chia sẻ cảm xúc với người khác.
Lợi ích của giao tiếp tốt (Benefits of Good Communication)
Khi một nhóm giao tiếp với nhau hiệu quả sẽ mang đến nhiều tác động tích cực như:
- Tăng cường hợp tác (Increased collaboration): Giúp các thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, tạo sự đồng thuận và làm việc hiệu quả hơn.
- Cải thiện quy trình làm việc (Improved workflows): Trao đổi thông tin minh bạch giúp phát hiện và giải quyết vấn đề nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.
- Giảm xung đột (Reduced conflicts): Giao tiếp cởi mở giúp giải quyết mâu thuẫn và hiểu lầm, xây dựng môi trường làm việc hòa hợp và tích cực.
- Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề (Enhanced problem solving): Khi mọi người chia sẻ ý tưởng và thông tin một cách hiệu quả, khả năng tìm ra giải pháp tối ưu cho các vấn đề sẽ được nâng cao.
- Củng cố mối quan hệ (Strengthened relationships): Giao tiếp tốt xây dựng lòng tin và sự tôn trọng giữa các thành viên, tạo nền tảng vững chắc cho sự hợp tác lâu dài và thành công.
Trên đây là 3 mẫu sơ đồ tư duy về kỹ năng giao tiếp. Việc áp dụng kiến thức từ các mẫu sơ đồ này sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp và đạt được thành công.
Xem thêm các bài viết liên quan:
101 câu trắc nghiệm về kỹ năng giao tiếp (có đáp án)
